Inventur: Tipps, Infos und Vorlagen
Inventurlisten als PDF-Datei oder Vorlage für Microsoft-Office
PDF-Vorlage: Die PDF-Inventurliste eignet sich zum Ausdrucken und kann manuell ausgefüllt werden.
Excel-Vorlage: Die Excel-Inventurliste berechnet Ergebnisse und den Inventurwert automatisch.
Word-Vorlage: Die Inventurliste als Word-Datei kann noch an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.
Was ist eine Inventur?
Die Inventur ist die vollständige Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Sie dient dazu, das tatsächliche Vermögen festzustellen und mit der Buchhaltung abzugleichen. Die Inventur ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 240 HGB) und bildet die Grundlage für den Jahresabschluss. Es gibt verschiedene Arten der Inventur, z. B. die Stichtagsinventur, die permanente Inventur oder die verlegte Inventur.
Was ist eine Inventurliste?
Eine Inventurliste ist ein zentrales Dokument im Rahmen der Inventur. Sie enthält alle zu erfassenden Gegenstände wie Waren, Betriebsmittel, Maschinen oder Rohstoffe – inklusive Menge, Wert und Lagerort. Die Inventurliste hilft dabei, die Übersicht über alle vorhandenen Bestände zu behalten und ist ein wichtiges Hilfsmittel bei der Bewertung des Unternehmensvermögens.Was ist der Unterschied zwischen einer Inventurliste und einer Inventarliste?
Auch wenn die Begriffe häufig synonym verwendet werden, gibt es einen feinen Unterschied: Die Inventurliste ist ein Arbeitsmittel, das während der Inventur verwendet wird. Sie dient zur Erfassung der Bestände. Die Inventarliste oder das Inventar ist das fertige Ergebnis nach der Auswertung der Inventurlisten. Es enthält zusätzlich eine detaillierte Bewertung der Vermögenswerte und Schulden.Kurz gesagt: Die Inventurliste wird während der Aufnahme verwendet, die Inventarliste danach für die Bilanzierung.
Zweck und Bedeutung einer Inventur
Die Inventur dient der Erfassung und Bewertung sämtlicher Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben und bildet die Grundlage für die Bilanz. Eine ordnungsgemäße Inventur schafft Transparenz über Bestände, hilft bei der Planung von Lager und Produktion und schützt vor Fehlbuchungen oder Schwund. Sie ist nicht nur ein Pflichttermin für die Buchhaltung, sondern auch ein wichtiges Instrument der internen Kontrolle und Unternehmensführung.
Wofür wird eine Inventurliste benötigt?
Die Inventurliste ist das zentrale Werkzeug bei der Durchführung einer Inventur. Sie wird verwendet, um alle vorhandenen Gegenstände – wie Waren, Rohstoffe, Maschinen oder Betriebsmittel – systematisch zu erfassen. Jede Position enthält Informationen wie Artikelbezeichnung, Anzahl, Lagerort und ggf. den Einzel- oder Gesamtwert.
Die Inventurliste dient dabei mehreren Zwecken:
- Erfassung aller Bestände zum Stichtag
- Vergleich mit der Buchhaltung zur Ermittlung von Differenzen
- Dokumentation für steuerliche Prüfungen und Betriebsprüfer
- Grundlage für Bewertungen und Bilanzpositionen
Warum ist eine Inventurliste so wichtig?
Eine vollständige und strukturierte Inventurliste ist unverzichtbar für die Genauigkeit der Inventur. Ohne sie lassen sich keine sauberen Bestandsdaten erfassen – was zu Fehlern in der Buchhaltung und letztlich zu falschen Abschlüssen führen kann. Auch aus steuerlicher Sicht ist die Inventurliste ein wichtiges Dokument: Sie muss bei Prüfungen vorgelegt werden können und gilt als Nachweis für die ordnungsgemäße Inventurdurchführung.
Zudem unterstützt die Inventurliste das Unternehmen dabei:
- Schwund und Diebstahl frühzeitig zu erkennen
- Überlagerungen und Fehlbestände zu vermeiden
- Prozesse im Lager zu verbessern
- den Warenfluss effizienter zu gestalten
Inhalte & Aufbau einer Inventurliste
Eine Inventurliste ist ein zentrales Dokument im Rahmen der Inventur und dient der systematischen Erfassung aller Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Damit sie den gesetzlichen Anforderungen genügt und eine transparente Bestandsaufnahme ermöglicht, muss sie bestimmte Inhalte und eine klare Struktur aufweisen.
Welche Angaben sind auf einer Inventurliste erforderlich?
Auf einer Inventurliste müssen alle relevanten Informationen enthalten sein, die zur eindeutigen Identifikation und Bewertung der Bestände notwendig sind. Dazu gehören:
- Bezeichnung des Inventargegenstandes: z. B. „Bürostuhl“, „Laptop“, „Druckerpapier“
- Menge / Anzahl / Stückzahl: Die erfasste Einheit pro Artikel (z. B. 25 Stück)
- Einzelwert / Preis pro Einheit: Der Anschaffungs- oder Wiederbeschaffungswert
- Gesamtwert: Menge multipliziert mit dem Einzelwert
- Lagerort / Standort: Wo sich der Artikel befindet (z. B. Lager 1, Büro 2. OG)
- Inventurdatum: Der Tag der Bestandsaufnahme
- Inventurnummer oder Artikelnummer: Eindeutige Identifikationsnummer zur Zuordnung
- Bemerkungen / Besonderheiten: Optional für Notizen wie Zustand, Seriennummer oder Abweichungen
Die Bestandteile der Inventurliste im Überblick
- Kopfzeile mit Unternehmensdaten (Name, Adresse, Inventurdatum)
- Tabellarischer Erfassung aller Bestände
- Summenbildung am Ende der Liste (Gesamtwerte)
- Unterschriftenfeld zur Bestätigung durch Inventurverantwortliche
- Bei größeren Unternehmen kann die Liste auch nach Abteilungen, Lagerbereichen oder Warengruppen gegliedert sein, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
Tipp: Wer regelmäßig Inventuren durchführt, profitiert von standardisierten Vorlagen, die sich individuell anpassen lassen – z. B. als bearbeitbare Excel-Datei.
Anwendung & Praxis
Neben dem korrekten Aufbau ist auch die praktische Umsetzung entscheidend für eine erfolgreiche Inventur. Eine gut geführte Inventurliste spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern sorgt auch für eine rechtssichere und fehlerfreie Bestandsaufnahme.
Best Practices zur effektiven Führung einer Inventurliste
- Vorbereitung ist alles
Räume, Lagerplätze und Artikel sollten vor der Inventur sortiert, gekennzeichnet und idealerweise beschriftet sein. So lässt sich der Bestand zügig erfassen. - Verwendung klarer Artikelnummern und Bezeichnungen
Einheitliche Bezeichnungen und fortlaufende Nummerierungen vermeiden Verwechslungen und erleichtern die Auswertung. - Inventurteam schulen
Alle beteiligten Personen sollten wissen, wie die Inventurliste korrekt geführt wird – insbesondere im Hinblick auf Mengenangaben, Bewertungen und Sonderfälle wie beschädigte Ware. - Plausibilitätsprüfungen einplanen
Doppelte Erfassungen oder fehlerhafte Einträge lassen sich durch stichprobenartige Überprüfungen und Soll-Ist-Vergleiche frühzeitig erkennen. - Dokumentation und Archivierung
Jede Inventurliste sollte archiviert und mit dem Namen des Erfassers sowie dem Datum versehen werden. Das ist insbesondere bei Betriebsprüfungen oder Jahresabschlüssen wichtig.
Moderne Lösungen: Digitale Inventurlisten
In der Praxis setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Tools zur Inventurerfassung. Diese bieten zahlreiche Vorteile:
- Excel-Vorlagen mit automatischer Summenbildung
- Apps und Software mit Barcode-Scanner-Funktion
- Cloudbasierte Inventurlisten mit Mehrbenutzerzugriff
- Automatische Synchronisierung mit Warenwirtschaftssystemen
- Digitale Inventurlisten reduzieren Fehlerquellen, beschleunigen den Erfassungsprozess und ermöglichen eine flexible Auswertung und Weiterverarbeitung der Daten.
Tipp: Für kleine Unternehmen oder Selbstständige eignen sich bereits einfache Excel-Vorlagen, die speziell für die Inventur angepasst sind
Inventurliste zum Download
Eine Inventurliste ist das Herzstück jeder Inventur – mit der praktischen Inventurvorlage zum Runterladen steht ein einfaches und professionelles Werkzeug zur Verfügung, um Bestände schnell und zuverlässig zu erfassen.
Die Inventurmuster sind ideal für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Selbstständige. Sie enthalten alle wichtigen Felder wie Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Lagerort und eine automatische Berechnung des Gesamtwerts. So wird Zeit gespart und Fehler bei der Bestandsaufnahme vermieden.
- Einfach anpassbar: Die Vorlage lässt sich nach individuellen Bedürfnissen anpassen
- Sofort einsatzbereit: Die Datei kann direkt heruntergeladen und für die Inventur verwendet werden
- Digitale Excel-Datei: Optimal für manuelle oder digitale Inventuren
Vorlagen für die Inventur zum Herunterladen
Die Vorlage kann flexibel erweitert werden, beispielsweise um weitere Spalten für Inventurdatum, Bemerkungen oder Verantwortliche. Auch eine digitale Inventur mit Barcode-Scannern oder Apps lässt sich damit vorbereiten.
Inventurliste (Excel)
Excel-Tabelle Inventurliste. Excel-Inventurvorlage mit Berechnung der Inventursumme.
Inventurliste, Querformat (PDF)
Formular, Vordruck: Inventurliste mit 7 Spalten. Im Querformat als PDF-Datei.
Inventurliste, Formular
Formular, Vordruck: Inventurliste, Liste für die Inventur im Hochformat im Standard-Design.
Wie lange müssen Inventurlisten aufbewahrt werden?
Inventurlisten zählen zu den steuerlich relevanten Unterlagen und unterliegen klar definierten Aufbewahrungsfristen. Grundlage dafür sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO).
Aufbewahrungsfrist für Inventurlisten
- 10 Jahre müssen Inventurlisten aufbewahrt werden – gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Inventur durchgeführt wurde.
- Dies gilt sowohl für Papierunterlagen als auch für digitale Dateien (z. B. Excel- oder PDF-Dokumente), sofern sie den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) entsprechen.
Was bedeutet das in der Praxis?
Eine am 31. Dezember 2024 erstellte Inventurliste darf frühestens am 1. Januar 2035 vernichtet werden. In diesem Zeitraum muss sichergestellt sein, dass sie vollständig, lesbar und jederzeit verfügbar ist – z. B. für Betriebsprüfungen oder Nachweise gegenüber dem Finanzamt.
Empfehlung zur Aufbewahrung
- Digital sichern: Eine zusätzliche Sicherung auf einem externen Datenträger oder in einem Cloudspeicher wird empfohlen.
- Zugriffsrechte regeln: Nur berechtigte Personen sollten Zugriff auf die Unterlagen haben.
- Strukturierte Ablage: Eine klare Benennung und Ablagestruktur erleichtert die spätere Wiederauffindbarkeit.
Inventurplakate zur Verkaufsförderung
Die Inventurplakate zum Download eignen sich besonders für den Einsatz im Einzelhandel, in Gewerbebetrieben, bei Lagerverkäufen oder bei saisonalen Sonderaktionen im Rahmen der Inventur. Die Vorlagen stehen als druckfertige PDF-Dateien zur Verfügung und lassen sich gezielt zur Verkaufsförderung einsetzen.
Ob als großformatiges Plakat im Schaufenster oder als kompaktes Hinweisschild im Verkaufsraum – die Inventurplakate unterstützen eine klare Kundenkommunikation während der Inventurphase und helfen, Sonderaktionen sichtbar zu machen.
Inventurliste – Häufige Fragen und Antworten
Was ist eine Inventur?
Eine Inventur ist die systematische Erfassung aller Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Sie bildet die Grundlage für den Jahresabschluss und die Buchführungspflicht.
Was ist eine Inventurliste?
Die Inventurliste ist ein zentrales Dokument der Inventur. Sie enthält alle Bestände eines Unternehmens – zum Beispiel Waren, Rohstoffe oder Betriebsmittel – inklusive Menge, Wert und Lagerort.
Wofür wird eine Inventurliste benötigt?
Inventurlisten dienen der ordnungsgemäßen Dokumentation der Bestände. Sie ermöglichen es, Abweichungen zu erkennen, Vermögenswerte korrekt zu bewerten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Warum ist eine Inventurliste so wichtig?
Eine gut geführte Inventurliste sichert die Genauigkeit der Buchhaltung, beugt Fehlern bei der Bestandsaufnahme vor und hilft bei der Planung von Lagerhaltung, Einkauf und Produktion.
Welche Angaben sind auf einer Inventurliste erforderlich?
Typische Inhalte sind Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Menge, Lagerort, Stückpreis und Gesamtwert. Je nach Branche können zusätzliche Felder wie Zustand oder Seriennummer sinnvoll sein.
Wie ist der Aufbau einer Inventurliste?
Eine Inventurliste besteht meist aus tabellarisch strukturierten Spalten mit vordefinierten Feldern. Der Aufbau kann individuell angepasst werden, sollte aber klar, übersichtlich und revisionssicher sein.Was ist der Unterschied zwischen einer Inventurliste und einer Inventarliste?
Die Begriffe werden oft synonym verwendet, allerdings bezeichnet die Inventarliste eher das fertige Ergebnis der Inventur, während die Inventurliste das Arbeitsdokument während der Bestandsaufnahme ist.
Wie lange müssen Inventurlisten aufbewahrt werden?
Laut § 257 HGB müssen Inventurlisten mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, da sie zu den steuerrechtlich relevanten Unterlagen gehören.
Gibt es digitale Lösungen für die Inventurliste?
Ja, moderne digitale Inventurlisten bieten viele Vorteile: automatische Berechnungen, flexible Sortierfunktionen und mobile Erfassung über Tablets oder Smartphones. Sie erleichtern die Arbeit erheblich und reduzieren Fehlerquellen.
Was sind Best Practices zur effektiven Führung einer Inventurliste?
Zu den bewährten Methoden gehören: klare Vorlagen, Schulung der Mitarbeiter, regelmäßige Updates, revisionssichere Archivierung sowie die Nutzung digitaler Tools zur Inventurerfassung.
Weitere Informationen zum Thema Inventur
stb-schmetz.de: Anforderungen an eine ordnungsgemäße Inventur
fuer-gruender.de: Inventur durchführen: So geht es richtig
axel-schroeder.de: Die Inventur – Arten, Durchführung, Fallstricke